برنامج Automatic Email Processor | لأتمتة مهام معالجة البريد الإلكتروني
برنامج Automatic Email Processor هو أداة قوية مصممة لأتمتة مهام معالجة البريد الإلكتروني، خاصةً لمستخدمي برنامج Outlook. يهدف إلى توفير الوقت والجهد من خلال أتمتة الإجراءات المتكررة التي عادةً ما تتطلب تدخلًا يدويًا.
مميزات برنامج Automatic Email Processor
1. أتمتة ذكية لتنظيم لا مثيل له:
- فرز وتصنيف آلي: ودّع الفوضى! قم بإنشاء قواعد دقيقة لتوجيه رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى مجلدات محددة تلقائيًا بناءً على المرسل، الموضوع، الكلمات المفتاحية، والمزيد. بريدك الوارد سيكون منظمًا دائمًا دون أي جهد يدوي.
- إدارة متقدمة للمرفقات: لا تضيع وقتك في البحث عن الملفات! احفظ المرفقات تلقائيًا في مجلدات منظمة بأسماء قابلة للتخصيص. يمكنك حتى استخراج النصوص من ملفات PDF وأرشفة كل شيء بكفاءة.
2. سيطرة كاملة على مهامك المتكررة:
- طباعة تلقائية بلا تدخل: اجعل الفواتير، أوامر الشراء، وأي مستندات هامة تُطبع فور وصولها دون الحاجة إلى فتحها أو الضغط على أي زر.
- أرشفة وتصدير سلس: قم بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو تصديرها بتنسيقات مختلفة للحفاظ على بياناتك منظمة وسهلة الوصول إليها.
- إعادة توجيه وردود آلية ذكية: قم بإعداد قواعد لإعادة توجيه رسائل محددة إلى الزملاء المناسبين أو إرسال ردود تلقائية مخصصة لتوفير الوقت وضمان التواصل الفعال.
3. مرونة وقوة تتجاوز التوقعات:
- دعم شامل لأنواع الحسابات: يعمل بسلاسة مع حسابات POP3، IMAP، و Exchange، مما يجعله حلاً مثاليًا لمختلف المستخدمين والمنظمات.
- تنفيذ تطبيقات ونصوص برمجية: وسّع قدرات البرنامج ليتناسب مع احتياجاتك الفريدة عن طريق تشغيل تطبيقات خارجية أو نصوص برمجية مخصصة بناءً على قواعد البريد الإلكتروني. الاحتمالات لا حدود لها!
- خيارات تخصيص متقدمة: قم بتحديد شروط وإجراءات معقدة لتلبية أدق متطلبات سير عملك.
4. واجهة سهلة الاستخدام وقوة خفية:
- تصميم بديهي: على الرغم من قوته الهائلة، يتميز البرنامج بواجهة مستخدم سهلة التنقل والفهم، مما يجعله مناسبًا للمبتدئين والمحترفين على حد سواء.
- أداء موثوق: اعتمد على برنامج يعمل بكفاءة عالية في الخلفية دون التأثير على أداء جهازك أو برنامج Outlook.
طريقة تشغيل واستخدام برنامج Automatic Email Processor
1. تثبيت وتشغيل البرنامج:
- التثبيت: بعد تنزيل البرنامج، قم بتشغيل ملف التثبيت واتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة لإكمال عملية التثبيت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- التشغيل: بمجرد التثبيت، ابحث عن أيقونة البرنامج في قائمة “ابدأ” أو على سطح المكتب وقم بتشغيلها. في معظم الحالات، سيعمل البرنامج في الخلفية ويتكامل مع برنامج Outlook. قد تجد أيقونة له في “شريط المهام” (System Tray).
2. إنشاء قاعدة جديدة:
هذه هي الخطوة الأساسية لتحديد كيفية معالجة البرنامج لرسائل البريد الإلكتروني.
- افتح واجهة البرنامج: قد تحتاج إلى النقر بزر الفأرة الأيمن على أيقونة البرنامج في “شريط المهام” واختيار خيار مثل “فتح” أو “إعدادات”.
- ابحث عن خيار “قواعد” (Rules) أو “إضافة قاعدة جديدة” (Add New Rule): عادةً ما يكون هناك قسم مخصص لإدارة القواعد.
- ابدأ إنشاء قاعدة جديدة: انقر على الزر لإضافة قاعدة جديدة. سيظهر لك معالج أو نافذة لتعريف القاعدة.
3. تحديد شروط القاعدة (When):
في هذه الخطوة، تحدد متى يجب أن تنطبق هذه القاعدة على رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك تحديد شروط متعددة:
- من (From): حدد عنوان البريد الإلكتروني للمرسل (يمكن أن يكون عنوانًا واحدًا أو عدة عناوين أو نطاقًا).
- إلى (To): حدد عنوان البريد الإلكتروني للمستلم (إذا كانت القاعدة تتعلق برسائل مرسلة إليك أو إلى عنوان معين).
- الموضوع (Subject): حدد كلمات رئيسية أو عبارات موجودة في موضوع البريد الإلكتروني.
- يحتوي النص (Body): حدد كلمات رئيسية أو عبارات موجودة في نص البريد الإلكتروني.
- يحتوي على مرفقات (Has Attachments): قم بتحديد ما إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفقات أم لا.
- اسم المرفق (Attachment Name): حدد اسم ملف معين للمرفق.
- الحساب (Account): إذا كنت تستخدم عدة حسابات بريد إلكتروني في Outlook، يمكنك تحديد الحساب الذي تنطبق عليه القاعدة.
- التاريخ والوقت: يمكنك تحديد نطاق زمني لتطبيق القاعدة.
- أهمية الرسالة (Importance): حدد ما إذا كانت الرسالة ذات أهمية عالية أو منخفضة أو عادية.
- وغيرها من الشروط المتاحة في البرنامج.
4. تحديد الإجراءات (What to do):
في هذه الخطوة، تحدد ما الذي يجب أن يفعله البرنامج بالرسائل التي تطابق الشروط التي حددتها في الخطوة السابقة. تتضمن الإجراءات الشائعة ما يلي:
- حفظ المرفقات (Save Attachments):
- حدد المجلد الذي سيتم حفظ المرفقات فيه.
- قم بتحديد خيارات تسمية الملفات (مثل استخدام اسم المرفق الأصلي، أو إضافة تاريخ/وقت، أو استخدام جزء من موضوع البريد الإلكتروني).
- يمكنك تحديد أنواع معينة من الملفات لحفظها.
- طباعة البريد الإلكتروني (Print Email):
- حدد الطابعة التي سيتم استخدامها.
- حدد عدد النسخ.
- قد تتوفر خيارات لطباعة المرفقات أيضًا.
- نقل إلى مجلد (Move to Folder):
- حدد مجلد Outlook الذي سيتم نقل الرسالة إليه.
- نسخ إلى مجلد (Copy to Folder):
- حدد مجلد Outlook الذي سيتم نسخ الرسالة إليه مع الاحتفاظ بالنسخة الأصلية في مكانها.
- حذف البريد الإلكتروني (Delete Email):
- قم بحذف الرسالة نهائيًا أو نقلها إلى مجلد “العناصر المحذوفة”. كن حذرًا عند استخدام هذا الإجراء.
- إعادة توجيه البريد الإلكتروني (Forward Email):
- حدد عنوان البريد الإلكتروني الذي سيتم إعادة توجيه الرسالة إليه.
- الرد على البريد الإلكتروني (Reply to Email):
- قم بتعيين نص الرد التلقائي.
- تشغيل تطبيق (Run Application):
- قم بتحديد مسار ملف تنفيذي لتشغيله عند استيفاء الشروط.
- تصدير البريد الإلكتروني (Export Email):
- قم بتصدير الرسالة بتنسيق معين (مثل EML أو MSG).
- تعديل خصائص البريد الإلكتروني (Modify Email Properties):
- قم بتغيير حالة القراءة/غير مقروء، أو وضع علامة، أو تعيين أهمية.
5. تحديد اسم ووصف للقاعدة (Name and Description):
- اسم القاعدة: قم بإعطاء القاعدة اسمًا وصفيًا لتتذكر وظيفتها بسهولة.
- الوصف (اختياري): يمكنك إضافة وصف تفصيلي للقاعدة إذا لزم الأمر.
6. تفعيل القاعدة (Enable Rule):
- تأكد من تفعيل خيار “تمكين هذه القاعدة” أو ما شابه ذلك حتى يبدأ البرنامج في تطبيق القاعدة على رسائل البريد الإلكتروني الجديدة.
7. تطبيق القاعدة على الرسائل الموجودة (Run Rule Now – اختياري):
- قد يوفر البرنامج خيارًا لتطبيق القاعدة التي أنشأتها على الرسائل الموجودة في صندوق الوارد أو مجلدات أخرى. استخدم هذا الخيار بحذر إذا كنت تقوم بتطبيق إجراءات مثل الحذف.
مثال بسيط:
لنفترض أنك تريد حفظ جميع المرفقات من رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي من عنوان البريد الإلكتروني [email protected] إلى مجلد محدد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك باسم “مرفقات المورد”.
- أنشئ قاعدة جديدة.
- في قسم الشروط (When): حدد “من” ثم أدخل
[email protected]. - في قسم الإجراءات (What to do): اختر “حفظ المرفقات”. حدد المجلد الوجهة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (مثل
C:\Users\YourUser\Documents\مرفقات المورد). اختر خيارات تسمية الملفات التي تناسبك. - أعطِ القاعدة اسمًا (مثل “حفظ مرفقات المورد”).
- فعّل القاعدة.
الآن، كلما تلقيت رسالة بريد إلكتروني من [email protected] وتحتوي على مرفقات، سيقوم البرنامج بحفظ هذه المرفقات تلقائيًا في المجلد المحدد.
نصائح مهمة:
- ابدأ بقواعد بسيطة: عند البدء، قم بإنشاء قواعد بسيطة لفهم كيفية عمل البرنامج.
- اختبر قواعدك: بعد إنشاء قاعدة، قم بإرسال بريد إلكتروني اختباري مطابق للشروط للتأكد من أن القاعدة تعمل كما هو متوقع.
- كن حذرًا مع إجراءات الحذف: تأكد تمامًا من أنك تريد حذف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا قبل إنشاء قاعدة تقوم بذلك.
- راجع قواعدك بانتظام: مع مرور الوقت، قد تحتاج إلى تعديل أو حذف قواعد لم تعد ضرورية.
- استفد من الوثائق والمساعدة: إذا واجهت أي صعوبات، راجع ملفات المساعدة الخاصة بالبرنامج أو ابحث عن دروس تعليمية عبر الإنترنت.
متطلبات تشغيل برنامج Automatic Email Processor
نظام التشغيل:
- عادةً ما يدعم البرنامج إصدارات مختلفة من نظام التشغيل Windows. تشمل هذه عادةً:
- Windows 11
- Windows 10
- Windows 8 / 8.1
- Windows 7
- إصدارات Windows Server المقابلة (مثل Windows Server 2022, 2019, 2016, 2012)
- يدعم البرنامج كلاً من الإصدارات 32 بت و 64 بت من أنظمة التشغيل المذكورة.
- لا يوجد دعم لأنظمة macOS أو Linux.
برنامج البريد الإلكتروني:
- يتطلب برنامج Microsoft Outlook مثبتاً على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، حيث يتكامل معه البرنامج لتنفيذ عمليات معالجة البريد الإلكتروني.
- يدعم البرنامج إصدارات مختلفة من Outlook، بما في ذلك:
- Outlook 365 (تطبيقات سطح المكتب Win32/64)
- Outlook 2024
- Outlook 2021
- Outlook 2019
- Outlook 2016
- Outlook 2013
- Outlook 2010
- لا يتم دعم إصدارات Outlook المستندة إلى المتصفح (مثل Outlook Web App أو One Outlook App أو Office 365 Online App أو New Outlook).
متطلبات الأجهزة الأساسية:
- الذاكرة العشوائية (RAM): يوصى بـ 4 جيجابايت أو أكثر للحصول على أداء أفضل.
- مساحة القرص الصلب: تحتاج إلى حوالي 150 ميجابايت من المساحة المتوفرة لتثبيت البرنامج.
- المعالج: عادةً لا يكون هناك متطلبات معالج محددة عالية، ولكن يفضل معالج حديث نسبيًا للحصول على أفضل أداء.
متطلبات إضافية وملاحظات هامة:
- تكامل Outlook: يعتمد البرنامج بشكل كبير على Microsoft Outlook لتلقي رسائل البريد الإلكتروني ومعالجتها. يجب أن يكون Outlook مثبتاً ومهيأ بشكل صحيح.
- اتصال الإنترنت: قد يكون الاتصال بالإنترنت مطلوبًا لتنزيل البرنامج وتفعيله، ولكن ليس بالضرورة للتشغيل اليومي (اعتمادًا على طبيعة القواعد التي تقوم بإنشائها – على سبيل المثال، إذا كانت تتضمن تشغيل تطبيقات أو الوصول إلى موارد عبر الإنترنت).
- تشغيل كخدمة Windows: يمكن تشغيل البرنامج كخدمة في نظام Windows، مما يسمح له بالعمل حتى عندما لا يكون المستخدم مسجلاً الدخول إلى الجهاز.
- تطبيق Word (اختياري): قد يكون برنامج Microsoft Word مطلوبًا لبعض الوظائف المتعلقة بمعالجة محتوى البريد الإلكتروني أو المرفقات.
- حقوق المستخدم: قد تحتاج إلى حقوق إدارية لتثبيت البرنامج.
- تجربة النسخة التجريبية: يوصى دائمًا بتنزيل وتجربة النسخة التجريبية المجانية من البرنامج للتحقق من توافقه مع نظامك وبيئة العمل لديك قبل شراء النسخة الكاملة.
تابعنا دائماً لتحميل أحدث البرامج من موقع شرح PC
