برنامج PhraseExpress | لأتمتة النصوص والردود والاختصارات

برنامج PhraseExpress | لأتمتة النصوص والردود والاختصارات

PhraseExpress هو برنامج قوي يهدف إلى زيادة إنتاجية المستخدمين عن طريق أتمتة النصوص والمهام المتكررة. يُعرف بأنه برنامج لتوسيع النصوص (Text Expander)، ولكنه يقدم أيضًا ميزات أخرى تجعله أداة شاملة للأتمتة.

 

مميزات برنامج PhraseExpress

توفير الوقت والجهد بشكل كبير:

• أتمتة النصوص المتكررة: قل وداعًا لكتابة نفس العبارات والجمل والردود مرارًا وتكرارًا. قم بإنشاء اختصارات بسيطة لها وسيقوم PhraseExpress بإدخال النص الكامل تلقائيًا.
• تعبئة النماذج بسرعة: قم بإنشاء قوالب قابلة للتعبئة للنماذج عبر الإنترنت أو تطبيقات سطح المكتب، مما يوفر عليك عناء إدخال نفس البيانات مرارًا وتكرارًا.
• الردود السريعة والجاهزة: قم بتخزين الردود القياسية لرسائل البريد الإلكتروني أو استفسارات العملاء، وأدخلها بضغطة زر واحدة.

زيادة الإنتاجية والكفاءة:

• إنجاز المزيد في وقت أقل: من خلال تقليل الوقت المستغرق في الكتابة اليدوية، يمكنك التركيز على مهام أكثر أهمية وتحقيق إنتاجية أعلى.
• تقليل الأخطاء الإملائية والنحوية: اعتمد على ميزة التصحيح الإملائي الشامل لضمان دقة كتابتك في جميع التطبيقات.
• الحفاظ على الاتساق: استخدم القوالب والعبارات القياسية لضمان توحيد اللهجة والمعلومات في جميع اتصالاتك ومستنداتك.

مرونة وقابلية للتخصيص:

• اختصارات مخصصة: قم بإنشاء اختصارات فريدة وسهلة التذكر تناسب طريقة عملك.
• تنظيم سهل: قم بتنظيم عباراتك وقوالبك في فئات منطقية لسهولة الوصول إليها وإدارتها.
• وحدات الماكرو القوية: قم بأتمتة إجراءات معقدة تتضمن تشغيل البرامج، فتح الملفات، إدخال البيانات الديناميكية (مثل التاريخ والوقت)، وغيرها.
• نماذج إدخال مخصصة: صمم نماذج إدخال لجمع البيانات بطريقة منظمة وإدخالها تلقائيًا في النصوص والقوالب.

أدوات إضافية قيمة:

• مدير الحافظة المتقدم: يمكنك الوصول إلى سجل كامل للعناصر التي قمت بنسخها ولصقها، مما يسهل استعادة المعلومات السابقة.
• إدارة تواقيع البريد الإلكتروني: قم بإنشاء وإدارة تواقيع بريد إلكتروني متعددة واستخدامها بسهولة في أي برنامج بريد إلكتروني.
• تكامل Outlook: يوفر ميزات إضافية مصممة خصيصًا لمستخدمي Outlook، مثل الإكمال التلقائي لأسماء المستلمين واقتراحات الردود.
• التزامن عبر الأجهزة: قم بمزامنة بياناتك (العبارات، القوالب، الإعدادات) عبر أجهزة متعددة باستخدام التخزين السحابي.
• دعم متعدد اللغات: يعمل بكفاءة مع مختلف اللغات.

سهولة الاستخدام:

• واجهة مستخدم بديهية: على الرغم من قوته، يتميز PhraseExpress بواجهة سهلة التعلم والاستخدام.
• بدء سريع: ابدأ في توفير الوقت والجهد فورًا بعد تثبيت البرنامج.

طريقة تشغيل واستخدام برنامج PhraseExpress

بالتأكيد! إليك شرح لطريقة تشغيل واستخدام برنامج PhraseExpress، مع التركيز على الخطوات الأساسية والميزات الرئيسية:

1. التثبيت والتشغيل:

• التنزيل: قم بتنزيل برنامج PhraseExpress من موقعه الرسمي (https://www.phraseexpress.com/). اختر الإصدار المناسب لنظام التشغيل الخاص بك (Windows أو macOS أو iOS).
• التثبيت: قم بتشغيل ملف التثبيت واتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة لإكمال عملية التثبيت.
• التشغيل: بعد التثبيت، ابحث عن أيقونة PhraseExpress في قائمة ابدأ (Windows) أو في مجلد التطبيقات (macOS) وقم بتشغيل البرنامج.

2. الواجهة الرئيسية:

عند تشغيل البرنامج، ستظهر لك الواجهة الرئيسية. تتكون عادةً من الأجزاء التالية:

• شريط القوائم: يحتوي على خيارات مختلفة مثل “ملف”، “تحرير”، “أدوات”، “عرض”، و “مساعدة”.
• شريط الأدوات: يوفر وصولاً سريعًا إلى الوظائف الأكثر استخدامًا مثل إضافة عبارة جديدة، تعديل، حذف، وغيرها.
• قائمة العبارات (Phrase Tree): على الجانب الأيسر، سترى قائمة منظمة على شكل شجرة تحتوي على جميع العبارات والاختصارات والقوالب التي قمت بإنشائها أو استيرادها. يمكنك إنشاء مجلدات لتنظيمها بشكل أفضل.
• نافذة التحرير (Phrase Content): على الجانب الأيمن، تظهر محتويات العبارة أو القالب المحدد في قائمة العبارات. هنا يمكنك كتابة أو تعديل النص.
• نافذة الخصائص (Phrase Properties): أسفل نافذة التحرير، سترى خصائص العبارة المحددة، مثل الاختصار، الوصف، التشغيل التلقائي، وغيرها.

3. إنشاء عبارة جديدة (Text Expansion):

هذه هي الوظيفة الأساسية للبرنامج. لإنشاء اختصار لنص تستخدمه بشكل متكرر:

• انقر على أيقونة “+” (إضافة عبارة جديدة) في شريط الأدوات أو اختر “ملف” > “عبارة جديدة”.
• في نافذة التحرير (Phrase Content)، اكتب النص الكامل الذي تريد استبداله بالاختصار. على سبيل المثال: “شكرًا لاهتمامكم ونتطلع إلى خدمتكم قريبًا.”
• في نافذة الخصائص (Phrase Properties)، انتقل إلى حقل “الاختصار (Autotext)”. اكتب الاختصار الذي تريد استخدامه، على سبيل المثال: “thxsoon”. حاول اختيار اختصار سهل التذكر وغير مستخدم في نصوصك العادية.
• يمكنك إضافة وصف للعبارة في حقل “الوصف” لتسهيل التعرف عليها لاحقًا.
• انقر على “موافق” أو “تطبيق” لحفظ العبارة والاختصار.

4. استخدام العبارات (توسيع النصوص):

• افتح أي تطبيق يمكنك الكتابة فيه (مثل مستند Word، بريد إلكتروني، متصفح ويب، إلخ.).
• اكتب الاختصار الذي قمت بتعيينه للعبارة. في مثالنا، اكتب “thxsoon”.
• اضغط على مفتاح المسافة (Spacebar) أو مفتاح الإدخال (Enter) أو أي مفتاح فاصل آخر (يمكنك تخصيص هذا في إعدادات البرنامج). سيقوم PhraseExpress تلقائيًا باستبدال الاختصار بالنص الكامل الذي قمت بتعيينه.

5. استكشاف الميزات الأخرى:

• إدارة الحافظة:
  • في الواجهة الرئيسية، ابحث عن قسم “الحافظة” أو قم بتنشيطه من الإعدادات.
  • سيقوم البرنامج بتسجيل العناصر التي تنسخها.
  • يمكنك عرض سجل الحافظة ولصق أي عنصر بنقرة واحدة.
• وحدات الماكرو:
  • لإنشاء ماكرو، انقر على “+” واختر “ماكرو جديد”.
  • ستظهر لك نافذة محرر الماكرو حيث يمكنك إضافة خطوات مختلفة مثل تشغيل برنامج، فتح ملف، إدخال نص، الضغط على مفاتيح، إلخ.
  • يمكنك ربط الماكرو باختصار لتشغيله بسهولة.
• نماذج الإدخال:
  • عند إنشاء عبارة جديدة، يمكنك إضافة حقول إدخال متغيرة (Variables).
  • عند استخدام هذه العبارة، سيطلب منك البرنامج إدخال القيم لهذه الحقول قبل إدراج النص الكامل.
• التصحيح الإملائي التلقائي:
  • يتم تنشيط هذه الميزة عادةً بشكل افتراضي.
  • يمكنك تخصيص قاموس التصحيح من إعدادات البرنامج.

6. تنظيم العبارات:

• إنشاء مجلدات: في قائمة العبارات، انقر بزر الماوس الأيمن واختر “مجلد جديد” لتنظيم عباراتك حسب الموضوع أو المشروع أو التطبيق.
• سحب وإفلات: يمكنك سحب وإفلات العبارات والمجلدات لإعادة ترتيبها.

7. تخصيص الإعدادات:

• اذهب إلى “أدوات” > “خيارات” لتخصيص سلوك البرنامج. يمكنك تغيير اختصارات التشغيل التلقائي، وتكوين مدير الحافظة، وتعديل خيارات التصحيح الإملائي، وإعداد المزامنة السحابية، وغيرها.

نصائح للاستخدام الفعال:

• ابدأ بالعبارات الأكثر استخدامًا: حدد النصوص التي تكتبها بشكل متكرر وابدأ بإنشاء اختصارات لها.
• اختر اختصارات منطقية وسهلة التذكر: سيساعدك ذلك على استخدام البرنامج بكفاءة أكبر.
• نظم عباراتك جيدًا: استخدم المجلدات لتسهيل العثور على العبارات التي تحتاجها.
• استكشف الميزات المتقدمة تدريجيًا: بمجرد أن تكون مرتاحًا للوظائف الأساسية، ابدأ في تجربة وحدات الماكرو ونماذج الإدخال لزيادة إنتاجيتك بشكل أكبر.
• راجع عباراتك بانتظام: قم بتحديث أو حذف العبارات التي لم تعد تستخدمها.

متطلبات تشغيل برنامج PhraseExpress

• نظام التشغيل:
  • Windows 10 أو Windows 11 (موصى به).
  • قد يعمل على Windows 7 أو Windows 8، لكن لا يتم اختباره أو دعمه بشكل فعال.
• مساحة القرص الصلب: حوالي 200 ميجابايت من المساحة الحرة بالإضافة إلى مساحة لتخزين بيانات العبارات الخاصة بك.
• برامج إضافية اختيارية:
  • Microsoft Outlook: مطلوب لتثبيت إضافة Outlook الخاصة بـ PhraseExpress.
  • Microsoft Word: مطلوب لبعض الميزات مثل تصدير الملفات، ومولد المستندات، وإخراج العبارات إلى ملف، ودعم العبارات المنسقة بتنسيق Word.
  • Microsoft Excel: مطلوب لوظائف متعلقة ببرنامج Excel.
• متطلبات إضافية لقاعدة بيانات SQL (اختياري لمشاركة العبارات في فريق):
  • Microsoft SQL Server 2012-2022 أو Azure SQL أو AWS SQL.
  • يمكن لبرنامج “PhraseExpress SQL Client Manager” تثبيت نسخة مجانية ومجهزة مسبقًا من “Microsoft SQL Server Express Edition” اختياريًا.
  • تثبيت برنامج “Microsoft Native SQL Client” أو برنامج تشغيل ODBC من الإصدار 13 أو أحدث. يتم تضمين “Microsoft Native SQL Client” مع تثبيت PhraseExpress Client و SQL Client Manager.
  • يجب أن يكون لدى جميع المستخدمين حقوق “view definition” في قاعدة بيانات SQL الرئيسية.

لنظام التشغيل macOS:

• يتوفر PhraseExpress أيضًا لنظام macOS، ولكن لم يتم تحديد متطلبات نظام مفصلة في نتائج البحث بشكل واضح. ومع ذلك، من المرجح أن تكون متطلباته مشابهة لنظام Windows من حيث مساحة القرص.

لنظام التشغيل iOS (iPhone/iPad):

• يتوفر تطبيق PhraseExpress مجاني على متجر التطبيقات.
• ملاحظات هامة لتطبيق iOS:
  • يجب إنشاء وحدات الماكرو في إصدار سطح المكتب (Windows/macOS) ثم يمكن استخدامها على iOS. لا يمكنك إنشاء وحدات ماكرو مباشرة في تطبيق iOS.
  • تطبيق iOS لا يدعم لوحات المفاتيح الخارجية.
  • تطبيق iOS لا يدعم الصور النقطية (bitmaps) في النصوص.
  • يتوافق تطبيق iOS مع PhraseExpress لنظام Windows الإصدار 17 و PhraseExpress لنظام Mac الإصدار 6.

متطلبات عامة وملاحظات هامة:

• اتصال بالإنترنت: قد يكون مطلوبًا لتنزيل البرنامج وتنشيط الترخيص (إذا تم شراء ترخيص).
• حقوق المسؤول (Administrator Rights): في نظام Windows، قد تحتاج إلى حقوق المسؤول لتثبيت البرنامج، ولكن يمكنك أيضًا اختيار التثبيت بدون حقوق المسؤول مع بعض القيود (مثل عدم توفر إضافة Outlook). يتوفر أيضًا إصدار محمول لا يتطلب التثبيت.
• برامج مكافحة الفيروسات: قد تتعارض بعض برامج مكافحة الفيروسات أو برامج مكافحة برامج التجسس مع وظيفة “مراقبة لوحة المفاتيح” التي يستخدمها PhraseExpress لاكتشاف الإدخال. قد تحتاج إلى إضافة PhraseExpress إلى القائمة البيضاء في برنامج الأمان الخاص بك.

الموقع الرسمى للبرنامج

تابعنا دائماً لتحميل أحدث البرامج من موقع شرح PC