برنامج Send Later | لأرسال الرسايل تلقائيا

 مميزات برنامج Send Later

تعتبر وظيفة Send Later ميزة محورية لتعزيز الإنتاجية والكفاءة، سواء على المستوى الشخصي أو المهني. إليك تفصيل لأبرز مزاياها:

1. تحسين التوقيت والتأثير المهني

تتيح هذه الميزة للمستخدمين التحكم في وصول الرسائل إلى صندوق الوارد الخاص بالمستلم في اللحظة الأكثر ملاءمة.

• التوافق مع المناطق الزمنية: إذا كنت تعمل مع فرق أو عملاء في مناطق زمنية مختلفة، يمكنك جدولة رسالتك لتصل في الساعة 9:00 صباحًا بالتوقيت المحلي للمستلم، بدلاً من إرسالها في منتصف الليل. هذا يضمن أن تكون رسالتك هي من بين أولى الرسائل التي يراها المستلم عند بدء يومه.
• الاحترافية والحفاظ على الحدود: تسمح الميزة بكتابة الردود على رسائل العمل الهامة في أي وقت يناسبك (سواء في المساء أو عطلة نهاية الأسبوع) دون إرسالها فعليًا خارج ساعات العمل الرسمية. يؤدي إرسال رسائل العمل في الأوقات غير المعتادة إلى خلق توقعات غير صحية وقد يُنظر إليه على أنه غير مهني. Send Later تحافظ على التوازن بين الحياة الشخصية والعمل.
• الاستفادة من أوقات الذروة: في مجال التسويق والمبيعات، يُعرف أن هناك أوقاتًا محددة تكون فيها معدلات فتح البريد الإلكتروني (Open Rate) ومعدلات النقر (Click-Through Rate) أعلى. تتيح لك الجدولة إرسال رسالتك الترويجية أو الإخبارية في هذه الأوقات المثلى دون الحاجة إلى التواجد فعليًا أمام جهاز الكمبيوتر.

2. زيادة الإنتاجية والكفاءة الشخصية

تساعد ميزة الإرسال لاحقًا على تنظيم سير العمل والمهام المتعلقة بالبريد الإلكتروني:

• تجميع المهام (Batching): يمكنك تخصيص فترة زمنية محددة لكتابة جميع رسائلك الإلكترونية للمستقبل، سواء كانت رسائل متابعة أو تذكيرات أو تقارير. بعد كتابتها، تقوم بجدولتها ليتم إرسالها على مدار الأيام أو الأسابيع القادمة. هذا يقلل من تشتت الانتباه ويسمح بالتركيز على مهام أخرى.
• استخدامها كأداة تذكير شخصية: يمكنك جدولة رسالة لنفسك أو لزميلك ليتم إرسالها في تاريخ مستقبلي لتكون بمثابة تذكير فعال بموعد نهائي أو اجتماع قادم، مما يضمن ظهور التذكير في صندوق الوارد في الوقت المناسب بالضبط.
• التدقيق النهائي: بما أن الرسالة تبقى في مجلد “المسودات” أو “المجدولة” حتى وقت إرسالها، يتيح ذلك للمستخدم فرصة لمراجعتها وتعديلها أو حتى إلغاء إرسالها قبل الموعد المحدد، مما يقلل من الأخطاء والندم على الرسائل المرسلة بسرعة.

3. دعم التواصل الاستراتيجي

تُعدّ هذه الميزة ضرورية للتواصل الذي يعتمد على التسلسل الزمني:

• سلاسل المتابعة: يمكن جدولة سلسلة من رسائل المتابعة لإرسالها على فترات زمنية متباعدة (على سبيل المثال، رسالة متابعة أولى بعد 3 أيام، وثانية بعد أسبوع). هذا يضمن استمرارية التواصل دون الحاجة لتذكر إرسال كل رسالة يدويًا.
• رسائل الإجازات: إذا كنت ستغادر في إجازة، يمكنك كتابة رسائل هامة مسبقاً وجدولتها ليتم إرسالها خلال فترة غيابك (في حالة وجود حاجة لذلك)، مما يقلل من اعتمادك على الرد الآلي وتفويض المهام.

 متطلبات تشغيل برنامج Send Later

نظرًا لأن “Send Later” هي في معظم الأحيان ميزة مدمجة داخل خدمة بريد إلكتروني، فإن متطلبات تشغيلها لا تتعلق بتثبيت برنامج منفصل بحد ذاته، بل ترتبط بـمتطلبات الخدمة نفسها:

1. متطلبات البرمجيات والخدمة

• خدمة بريد إلكتروني داعمة: يجب أن تكون تستخدم منصة بريد إلكتروني تدعم هذه الميزة.
  • لـ Gmail: تحتاج فقط إلى حساب Gmail نشط والوصول إلى واجهة الويب أو تطبيق Gmail الرسمي للهاتف.
  • لـ Microsoft Outlook: تتطلب هذه الميزة غالبًا اشتراكًا في Microsoft 365 أو استخدام برنامج Outlook لسطح المكتب المتصل بـ Exchange Server. في Outlook، يمكن أن تعتمد الميزة على بقاء البرنامج مفتوحًا أو يمكن أن تتم الجدولة عبر خادم Exchange (وهو الأفضل).
  • لبرامج العميل (مثل Thunderbird): تتطلب تثبيت إضافة “Send Later” المناسبة والمتوافقة مع إصدار البرنامج.
• نظام تشغيل حديث: متطلبات نظام التشغيل تكون هي نفسها متطلبات تشغيل المتصفح أو تطبيق البريد (مثل Windows 10/11، macOS، أو أحدث إصدارات Android/iOS).
• إطار عمل (Framework): إذا كانت الإرسال يتم عبر إضافة خارجية في برنامج العميل (مثل Thunderbird)، فقد تتطلب الإضافة وجود إطار عمل معين أو نسخة محددة من البرنامج الأساسي.

2. متطلبات الاتصال والتخزين

• الاتصال بالإنترنت: عند جدولة رسالة، يجب أن يكون الجهاز متصلاً بالإنترنت لتتمكن خدمة البريد (الخادم) من تسجيل وقت الإرسال وحفظ الرسالة.
• مسؤولية الخادم (الأهم): في معظم الخدمات الحديثة (مثل Gmail)، تتم عملية الجدولة بواسطة خادم البريد الإلكتروني الخاص بهم. وهذا يعني أنك لست بحاجة إلى ترك جهاز الكمبيوتر الخاص بك قيد التشغيل في وقت الإرسال. الخادم يتولى المهمة.

 طريقة تشغيل واستخدام برنامج Send Later

تتبع طريقة استخدام ميزة “Send Later” خطوات متشابهة عبر معظم المنصات، مع اختلافات طفيفة في أسماء الأزرار:

1. كتابة رسالة البريد الإلكتروني

• إنشاء رسالة جديدة: ابدأ بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة كالمعتاد.
• الإعداد القياسي: املأ حقول “إلى” (To)، “الموضوع” (Subject)، واكتب نص الرسالة بالكامل. تأكد من أن الرسالة جاهزة للإرسال ولا تحتاج إلى مزيد من التعديلات (على الرغم من إمكانية التعديل لاحقًا).

2. الوصول إلى خيار الجدولة

هذه هي الخطوة المحورية التي تختلف عن الإرسال العادي:

• في Gmail (الويب/التطبيق): بدلاً من النقر مباشرة على زر “إرسال” (Send)، انقر على السهم الصغير المتجه لأسفل بجوار زر “إرسال”، ثم اختر “جدولة الإرسال” (Schedule Send).
• في Microsoft Outlook (سطح المكتب):
  • بعد كتابة الرسالة، انتقل إلى علامة التبويب “خيارات” (Options).
  • ابحث عن خيار “تأخير التسليم” (Delay Delivery) أو “عدم التسليم قبل”.
  • في النافذة المنبثقة، ضع علامة اختيار بجوار “عدم التسليم قبل”، ثم حدد التاريخ والوقت المطلوبين.
  • انقر على “إغلاق” ثم “إرسال” (Send). ستنتقل الرسالة إلى مجلد “صندوق الصادر” (Outbox) حتى يحين وقت الإرسال.

3. تحديد وقت الإرسال

• اختيار الوقت: عند تحديد خيار الجدولة، ستظهر نافذة تتيح لك إما اختيار إحدى الأوقات المقترحة مسبقًا (مثل صباح الغد، أو بعد ظهر اليوم) أو تحديد تاريخ ووقت مخصصين (Pick date & time).
• التأكيد: بعد تحديد الوقت، انقر على زر “جدولة” أو “إرسال” (حسب المنصة).

4. إدارة الرسائل المجدولة

• المراجعة والتعديل: بمجرد جدولة الرسالة، ستجدها في مجلد جديد يسمى عادةً “المجدولة” (Scheduled) (في Gmail) أو في “صندوق الصادر” (Outbox) (في Outlook).
• الإلغاء والتغيير: يمكنك الدخول إلى هذا المجلد في أي وقت قبل الموعد المحدد، وفتح الرسالة، ومن ثم:
  • إلغاء الجدولة: تحويلها مرة أخرى إلى مسودة أو حذفها.
  • تغيير التوقيت: إعادة جدولتها لوقت آخر أو إرسالها فورًا إذا لزم الأمر.

ملاحظة هامة: إذا كنت تستخدم Outlook لسطح المكتب دون الاعتماد على خادم Exchange (كما هو شائع في إعدادات البريد الإلكتروني الشخصية القديمة)، فيجب إبقاء برنامج Outlook مفتوحاً حتى يحين وقت الإرسال الفعلي، وإلا لن تتمكن الرسالة من الانتقال من صندوق الصادر. في المقابل، مع Gmail أو Outlook المتصل بـ Exchange Server، يتم الإرسال من جانب الخادم، ولا يتطلب بقاء جهازك قيد التشغيل أو متصلاً بالإنترنت في لحظة الإرسال المجدولة.